BackStage Office 2010
A. Pendahuluan
Ini dilahirkan untuk menggantikan tampilan menu file tradisional. Sekarang, pengguna aplikasi apa pun di Office 2010 bisa menampilkan berbagai informasi yang berhubungan dengan dokumen, termasuk submenu untuk membagi dokumen itu ke dalam jaringan, memproteksi dokumen, dan mencetak dokumen. Microsoft PowerPoint 2010 tampil dengan banyak fitur baru yang tidak dimiliki Microsoft PowerPoint versi sebelumnya. Salah satu contoh fitur baru di Microsoft PowerPoint 2010 yaitu fitur bernama Backstage yang di menu file tradisional dikenal dengan menu File. Di mana pada backstage ini terdapat beberapa perubahan yang cukup signifikan, seperti pilihan Info, Recent, Save and Send, Print dan sebagainya.
Dari pilihan-pilihan tersebut sangat berguna terutama bagi mereka yang baru mengenai Microsoft PowerPoint. Dengan fitur baru ini mereka yang sama sekali baru dengan aplikasi presentasi ini tidak akan mengalami kesuitan, karena semua pekerjaan akan dibimbing. Sebagai contoh ketika akan mengirim file, Microsoft PowerPoint menawarkan berbagai format dan versi file peyimpanan, PDF, Video, XPS, dan sebagainya.
B. Info
Info atau information adalah satu fasilitas yang sangat penting terutama untuk mengetahui informasi yang berhubungan dengan file yang sedang ditangani. Jadi dengan memanfaatkan fasilitas ini semua yang berhubungan dengan file yang sedang dikerjakan akan terlihat dengan jelas, termasuk tampilan Preview dari file tersebut.
Selain itu, dalam Info ini juga terdapat beberapa komponen penting lainnya seperti Protect Presentation. Fasilitas ini berhubungan dengan system keamanan atau permission dari file presentasi yang sedang dikerjakan. Kemudian komponen lainnya adalah Check for Issue, yang menjelaskan berbagai hal penting yang berhubungan dengan Check Compatibility, Inspect Document, Check Accessibility, dan sebagainya.
C. Recent
Recent Document menampilkan file-file presentasi yang pernah dibuka sebelumnya. Jadi apabila akan menampilkan file presentasi dengan cepat dan sebelumnya pernah menampilkan atau membuka file yang dimaksud, maka pilihan ini sangat membantu untuk mempercepat proses pemanggilan file yang akan ditampilkan.
D. Print
Di Microsoft Office versi sebelumnya Anda akan melihat pilihan Print Preview, tetapi di Office 2010 pilihan tersebut sudah terlihat lagi. Jadi untuk melihat slide untuk cetak sebagai handout, maka gunakan pilihan Print, karena semua fasilitas yang berhubungan dengan print ini ada di pilihan tersebut, seperti pengaturan Print All Slides, kemudian Anda juga bias mengatur jenis print out di pilihan Print Layout. Setelah menentukan pilihan tersebut Anda langsung tentukan printer yang akan digunakan, dan klik printer tersebut dan proses pencetakan ke printer segera dilaksanakan. Selanjutnya di bawah pilihan Setting yang paling banyak digunakan adalah pilihan pengaturan jenis handout yang akan digunakan. Banyak pilihan yang bias Anda gunakan untuk proses pencetakan handout ke printer ini.
E. Save & Send
Save and Send merupakan fitur baru yang ada di Office 2010. Dengan pilihan ini Anda bisa menggunakan berbagai fitur yang ada di Microsoft Office 2010, seperti menyimpan dalam format Video, PDF dan XPS, dan sebagainya. Beberapa fitur yang ada di bawah pilihan Save and Send ini antara lain Send using e-mail, Save to Web, Save to Sharepoint, dan sebagainya.
Jadi dengan adanya fitur baru ini Anda selain bisa menyimpan dalam berbagai format juga sekaligus bisa mengirimkannya lewat e-mail, menyimpan dengan alamat server, dan sebagainya. Sebagai gambaran berikut ini akan dijelaskan masing-masing fitur terbaru tersebut. Fitur-fitur ini secara umum berlaku untuk keluarga Microsoft Office 2010, jadi tidak hanya Microsoft PowerPoint saja yang memiliki fitur baru ini keluarga lainnya seperti Microsoft Excel, Word, OneNote dan sebagainya juga memikiki fitur-fitur baru tersebut.
1. Send using e-mail
Fitur ini akan berfungsi dengan apabila Anda sudah memasang jaringan internet dan tentu saja Anda sudah menginstalasi Microsoft Outlook 2010. Kemudian Anda juga harus melakukan seting e-mail Anda terlebih dahulu. Microsoft Outlook bisa digunakan dan berfungsi dengan untuk mengelola e-mail e-mail gratisan seperti msn.com atau hotmail.com ataupun e-mail berbayar yang disimpan di ISP atau histing tertentu.
Apabila Anda akan memanfaatkan outlook dengan e-mail yang ada di msn.com atau Hotmail.com (windows.livicom) yang harud diperhatikan adalah setting incoming atau outgoing atau POP3 dan SMTP Server, tujuannya tentu saja agar Microsoft Outlook 2010 Anda bisa mengirim dan menerima e-mail.
Jadi dengan memanfaatkan fitur Save and Send ini, ketika Anda akan mengirim file tidak perlu lagi mendownload file Attachment yang akan dikirimkan dengan e-mail tersebut, melainkan cukup memilih fitur Save and Send, lalu pilih Send using e-mail, maka secara otomatis file yang sedang dikerjakan tersebut akan masuk ke lokasi Attachment di Outlook 2010.
2. Save to Web
Save to Web merupakan fitur terbaru dari Microsoft Office 2010. Dengan fitur ini Anda bisa menyimpan dengan mudah file atau dikumen yang dibuat dengan Microsoft Office 2010 ke server khususnya di keluarga Windows Live. Prosedur pemakaian fitur ini sangat mudah, setelah Anda membuat dokumen atau slide presentasi, kemudian Anda simpan ke komputer Anda. Selanjutnya Anda simpan juga ke Windows Live dengan memilih Menu File dan klik Save and Send, setelah itu Anda klik Save to Web, lalu klik Sign In, jendela untuk memasukkan e-mail dan password Anda.
3. Save to SharePoint
Pilihan ini digunakan untuk menyimpan dokumen, file atau slide presentasi ke server SharePoint. Jadi untuk memanfaatkab fasilitas ini Anda harus sudah memiliki server yabg di dalamnya sudah terpasang Microsoft SharePoint 1007 atau 2010 atau SherePoint versi sebelumnya. Namun disarankan Anda sudah memanfaatkan minimal SharePoint 2010 dengan Server Windows 2008 atau Windows Server 2008 R2. Pilihan Save to SharePoint ini pada dasarnya sama seperti dengan menyimpan file biasa hanya disimpan di Server, dan sama juga dengan mengupload file melalui SharePoint.
4. Broadcast Slide Show
Untuk memanfaatkan pilihan ini Anda harus sudah memiliki koneksi ke jaringan Internet. Pilihan ini hamir mirip dengan pilihan Save to Web, di mana Anda harus memiliki Account di Hotmail.com, msn.com atau dikeluarga windows.live.com.
Untuk menyiman slide dengan memanfaatkan pilihan Broadcast Slide Show ini sebelumnya komputer Anda harus sudah terkoneksi ke jaringan internet, karena setelah Anda memilih fitur Broadcast Slide Show, Microsoft PowrPoint akan langsung membawa Anda ke Account Windows Live, masukan e-mail dan password Anda. Setelah itu Anda ikuti proses selanjutnya dan Anda tinggal menjalankan Slide Show melalui fasilitas Broadcast Slide Show Microsoft PowerPoint 2010.
5. Publish Slide
Pilihan ini digunakan untuk mempublikasikan slide presentasi. Sebelum memanfaatkab fitur ini sebaiknya Anda sudah memiliki folder untuk menyiman slide presentasi ini. Fitur ini sebenarnya hampir sama dengan proses menyimpan file bisa.
File Type
Pilihan ini digunakan untuk menyiman dokumen atau slide dengan format yang dikehendaki. Di sini Microsoft PowerPowit 2010 menyediakan berbagai format seperti seperti Create PDF/XPS, Create Video, dan sebagainya.
Change File Type
Pilihan ini digunakan apabila Anda akan menyimpan slide presentasi dengan meiih format yang disediakan dengan cara mengklik salah satu format yang dikehendaki. Pilihan ini sebenarnya hamper sama dengan pilihan Save As, namun dengan fitur ini jauh lebih yakin bahwa file atau slide presentasi akan disimpan dengan frmat yang sesui.
Create PDF/XPS Document
Fitur Create PDF/XPS digunakan untuk menyimpan file dalam format PDF atau XPS. Pilihan ini sebenarnya sudah ada mulai dari Microsoft Office 1007, hanya saja masih merupakan tambahan atau Addon, sedangkan di Office 2010 fasilutas ini sudah secara otomatis terpasang setelah Anda menginstalasi Microsoft Office 2010.
Dokumen atau file yang berakhiran PDF hanya bisa ditampilkan melalui program tambahan atau program lain bernama Arobate Reader sedangkan file yang berakhiran XPS bisa ditampilkan dengan program brower misalnya Internet Explorer.
Create a Video
Ini merupakan fitur baru dan baru tersedia di Microsoft Office 2010. Pilihan ini digunakan untuk menyimpan dikumen atau slide presentasi dengan format video. Untuk itu apabila Anda akan menyimpan dokumen dalam format video slide yang dibuat harus benar-benar canggih sehingga ketika dijalankan atau ditamoilkan di video akan terasa lebih hidup dan menawan.
Pacage Presentation to CD
Pilihan ini digunakan untuk menyimpan file atau slide presentasi ke dalam CD atau DVD. Dengan kata lain pilihan ini digunakan untuk memburning slide ke dalam CD atau DVD. Jadi apabila Anda akan mengirimkan dikumen atau slide dalam ukuran besar sebaiknya memanfaatkan fitur baru ini, tujuannya tentu saja untuk memudahkan dokumentasi slide presentasi dengan baik dan aman.
Create Hand Out
Fitur ini digunakan untuk membuat hand out slide yang nantinya akan dibagikan ke peserta seminar. Memang di Office versi sebelumnya sudah tersedia, hanya pada versi sebelumnya merupakan bagian dari pilihan printout, sedangkan di Office 2010 merupakan fitur tersendiri.
Dengan pilihan ini Anda bisa mengatur berbagai format hand out, baik dua kolom, satu kolom, dua slide dalam satu halaman, dan sebagainya termasuk menyisipkan link apabila diperlukan.