OUTPUT ATAU KELUARAN DATA PROJECT 2007
Output atau keluaran dari suatu pekerjaan perencanaan proyek menggunakan Microsoft Project 2007 bisa bermacam-macam. Microsoft Project 2007 menyediakan fasilitas seperti umumnya suatu aplikasi. Maksudnya, dokumen proyek atau pekerjaan manajemen proyek yang sudah dibuat bisa langsung di cetak atau di print ke printer seperti biasa.
Selain itu apabila memerlukan report tertentu, Microsoft Project 2007 juga menyedian berbagai macam report sesuai kebutuhan sebuah proyek. Apabila Anda memerlukan output dalam format visual, Microsoft Project 2007 juga menyediakan keluaran dalam format grafik yang menarik. Output ini dikenal dengan Visual Report.
Beberapa aplikasi yang terintegrasi dengan Microsoft Project 2007 antara lain Microsoft Excel 2007 dengan Privot Tablenya dan Microsoft Visio 2007. Sebenarnya masih banyak fasilitas lainnya dengan cara imopr data ke aplikasi lain, misalnya Microsoft Outlook.
Mencetak Data Proyek
Untuk mencetak data proyek baik yang sudah tersimpan sebelumnya maupun yang masih dikerjakan bisa dilakukan dengan mudah dan cepat. Proses pencetakan ke printer maupun dalam bentuk report akan menghasilkan data yang sama, hanya saja kalau Anda mencetak langsung ke printer outputnya sesuai dengan tampilan yang di pilih. Misalnya Anda sedang berada pada tampilan Gantt Table dan Gantt Chart, maka ketika Anda menekan tombo Pinter, secara otomatis yang tercetak tersebut data yang tampil di layar. Berbeda dengan output dalam bentuk report, semua ditentukan dengan kaidah-kaidah laporan sebagaimana layaknya manahemen pryek.
Mencetak Langsung ke Printer
Untuk mencetak dokumen yang sudah tersimpan atau yang masih aktif pada dasarnya sama saja. Jika dokumen proyek sudah tersimpan dalam media penyimpanan, maka Anda tetap harus membukanya terlebih dahulu. Setelah dokumen proyek ada dan tampil di komputer baru bisa dilaksanakan prncetakan ke printer.
Sebagai gambaran langkah-langkah untuk membuka dokumen yang akan di cetak ke printer, caranya sebagai berikut:
- Tampilkan menu File
- Pilih Open, setelah itu kotak dialog Open segera hadir di hadapan Anda
- Klik nama file yang akan dibuka, setelah itu klik tombol Open. Dengan mengikuti langkah tersebut file proyek yang akan di cetak segera hadir dihadapan Anda
Data ini bisa langsung di cetak ke printer sesuai dengan tampilan ini. Namun sebaiknya sebelum data tersebut di cetak ke printer Anda bisa melihatnya terlebih dahulu melalui Print Preview. Caranya sebagai berikut:
- Klik Menu File
- Pilih dan klik Print Preview. Setelah melaksanakan perintah tersebut data Gantt Chart tersebut
- Untuk mencetaknya ke printer Anda langsung klik tombol Printer. Namun sebaiknya Anda mengatur terlebih dahulu ukuran dan jenis kertas yang akan digunakanuntuk mencetak dokumen tersebut. Setelah ukuran kertas di tentukan Anda langsung tekan tombol Print. Untuk itu klik tombol Page Setup, kotak dialog Page Setup segera tampil. Tentukan ukuran kertas yang sesuai dengan dokumen Anda. Kemudian apabila akan langsung mencetaknya ke printer klik tombol Print, setelah itu segera tampil kotak dialog Print
- Klik tombol OK untuk melaksanakan proses pencetakan ke printer dan apabila akan membatalkan proses pencetakan ke printer klik tombol Cancel.
Untuk melihat dalam tampilan Print Preview dan mencetak hasilnya ke printer Anda bisa melakukannya sendiri . Cara dan langkahnya sama seperti yang telah dijelaskan di atas.
Menggunakan Report
Seperti telah dijelaskan di atas bahwa Microsoft Project 2007 menyediakan banyak fasilitas untuk laporan atau report ini. Salah satunya adalah dengan cara langsung mencetaknya ke printer sesuai dengan view yang diambil. Sekarang Anda akan mencoba menggunakan beberapa report yang disediakan Microsoft Project Professional 2007.
Visual Report
Keistimewaan Microsoft Project 2007 adalah menyediakan fasilitas yang terintegrasi dengan apliksi lain khususnya dalam lingkungan Microsoft Office Syste. Ada dua aplikasi yang sangat erat berhubungan dengan report Microsoft project 2007, yaitu Microsoft Visio 2007 dan Microsoft Excel 2007.
Untuk menghasilkan Visual Report data-data yang sudah dibuat sebelumnya bisa ditampilkan dan di cetak dalam bentuk visual. Cara yang harus Anda lakukan untuk menghasilkan Visual Report adalah sebagai berikut:
- Klik Menu Reports
- Klik Visual Report. Setelah itu kotak dialog Visual Report segera tampil dilayar komputer
- Seperti Anda lihat ada dua aplikasiyang bisa digunakan untuk membuat Visual Report, yaitu Microsoft Excel dan Microsoft Visio. Untuk kali ini Anda gunakan Microsoft Visio. Caranya klik tanda centang di depan Microsoft Excel untuk memastikan bahwa hanya dalam format Visio lah yang akan tampil. Tujuannya adalah untuk memudahkan mencari format Visual Report yang paling sesuai.
- Pilih dan klik Resource Availability Report (US)
- Klik tombol View untuk melihat hasilnya.
Sekarang Anda sedang berada pada tampilan Microsoft Visio 2007. Untuk mengatur Visual report ini Anda bisa menggunakan beberapa pilihan yang ada di Microsoft Visio. Coba perhatikan pilihan di bawah Add Total, coba Anda beri tanda centang di beberapa task yang ada di bawah pilihan tersebut. Perhatikan perubahan tampilan yang ada di Microsoft Visio 2007.
Anda bisa menyimpan hasil Visual Report tersebut ke dalam media penyimpanan. Tentu saja file yang dihasilkan adalah file dalam format Microsoft Visio 2007. Untuk menyimpan file ini caranya sebagai berikut:
- Klik Menu File
- Pilih dan klik Save atau Save As. Kemudian setelah kotak dialog Save tampil ketikkan nama file Visual Report Anda dan klik tombol Save.
Report
Untuk menghasilkan laporan perencanaan proyek yang baik tentu harus ditunjang dengan dengan report yang baik ***. Dalam hal ini perencanaan suatu proyek yang didesain menggunakan Microsoft Project 2007 akan sangat baik dan komplit apabila dibuat report yang canggih.
Keistimewaan Microsoft Project 2007 dalam menghasilkan suatu perencanaan yang akuran, cepat dan tepat juga ditunjang dengan keluaran yang juga canggih. Dalam report yang dihasilkan banyak pilihan yang bisa diambil oleh para perencana ataupun oleh para penentu kebijakan. Jenis dan report mana saja yang paling pas dan sesuai, namun kadang-kadang para perencana menginginkan suatu laporan yang sangat lengkap. Jika demikian tidak ada jalan lain semua jenis report yang disediakan Microsoft Project 2007 bisa digunakan.
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk membuat report adalah sebagai berikut:
- Klik Menu Report
- Pilih dan klik Report. Setelah itu kotak dialog report segera tampil
Pilihan-pilihan ini bisa digunakan untuk membuat laporan perencanaan atau sedekar dokumentasi. Di sini tersedia enam buah pilihan report yang cukup baik. Sebagai bahan latihan ikuti langkah-langkah berikut ini:
- Klik salah satu report, misalnya Current Activities. Setelah itu segera tampil pilihan report di bawah Current Activities tersebut.
- Klik Who Doeas What
- Klik Select.
Dari tampilan ini Ana bisa langsung mencetaknya ke printer atau bisa juga sebelumnya mengatur ukuran dan jenis kerta, dan lain-lain. Namun jika akan langsung mencetaknya Anda klik tombol Print. Maka setelah itu akan tampil kotak dialog Print seperti biasa. Untuk mencetak langsung ke printer Anda cukup menekan tombol OK untuk melaksanakan.