Database dan Tabel di Access
Seperti
telah dijelaskan di bagian sebelumnya database adalah kumpulan
informasi yang disusun berdasarkan cara tertentu dan merupakan suatu
kesatuan yang utuh. Dengan sistem tersebut data yang terhimpun dalam
suatu database dapat menghasilkan informasi yang berguna.
Untuk membuat dan memproses sebuah database secara elektronik, data
harus sudah tersimpan dalam sebuah file yang di dalamnya terdiri dari
beberapa record dan field. Record dan field dalam sebuah database
Microsoft Access tersimpan dalam tabel-tabel yang sebelumnya sudah
didefinisikan.
1. Membuat Database Baru
Dalam Microsoft Access, tiap database tersimpan dalam
sebuah file dengan ekstensi .mdb. Tiap objek baik itu tabel, form,
report, query, data access page, atau lainnya yang Anda ciptakan dalam
database itu juga disimpan dalam file ini. Jadi, satu file berisi semua
objek dalam database Anda. Ikutilah langkah-langkah berikut ini untuk
membuat database baru.
Untuk menjalankan Microsoft Access langkahnya sebagai berikut:
-
Klik Start
-
Klik All Programs
-
Klik Microsoft Access. Setelah itu segera tampil jendela Microsoft Access
-
Klik Blank Database, karena kita akan membuat
database baru. Setelah Anda mengklik Blank Database, maka akan tampil
kotak dialog Create databae
-
Tentukan lokasi atau folder untuk menyimpan file Database baru Anda, misalnya di My Document
-
Ketikkan sebuah nama file untuk Database baru Anda, misalnya LATIHAN.
-
Klik Create. Access secara otomatis akan menambahkan ekstensi .mdb ke nama file itu.
-
Teks di bagian atas di batang judul jendela database
berisi nama dalam contoh ini bernama LATIHAN. Dalam Microsoft Access
2002 (XP) jendela database mempunyai dua bagian, bagian sebelah kiri
menampilkan tipe objek dan group, sedangkan bagian kanan berisi objek
database dan shortcut untuk menciptakan objek baru
-
Di bawah heading objects, ada beberapa tipe objek
yang bisa dipilih dan digunakan untuk berbagai keperluan, jika Anda
mengklik Tables, maka Microsoft Access akan menampilkan semua tabel
dalam database yang letaknya di bagian kanan jendela Database.
1.1. Merancang Tabel Baru
Anda bisa menyimpan bermacam-macam data dalam tabel
yang sudah dibuat tergantung kebutuhan. Sebagai contoh seperti
ditampilkan pada tabel 2.1. adalah tabel yang berisi informasi dari
buku alamat penulis.
|
Nama
|
Alamat
|
Kota
|
Telepon
|
|
Tutang
|
Jalan Raya Bogor KM 46
|
Cibinong
|
0218761985
|
|
Idam Cubriadi
|
Jalan Babakan
|
Bogor
|
025165656
|
|
Yuniar Supriadi
|
Jalan Ciawi
|
Bogor
|
025132318
|
Sebuah tabel terdiri atas field dan record. Field
mengkategorikan data dan record adalah data itu sendiri. Seperti Anda
lihat yang ditampilkan pada tabel di atas terdiri atas empat field dan
mempunyai tiga record. Sebelum Anda menggunakan tabel dalam Microsoft
Access sebelumnya Anda harus merancang tabel tersebut. Langkah pertama
yang harus Anda lakukan adalah menentukan field-field yang diperlukan
dan jenis data untuk setiap field.
1.2. Tipe Data Field
Field-field dalam sebuah tabel haruslah ditentukan tipe
datanya agar Access mengetahui bagaimana agar data tersebut dapat
diolah dan memperlakukan data dalam field itu. Oleh karena itu sangat
penting bagi kita untuk memahami berbagai tipe data field yang ada.
Bahkan pengetahuan mengenai hal ini akan bermanfaat ketika Anda
merancang berbagai macam tabel dalam sebuah database.
Text
Ini adalah tipe data yang paling umum digunakan. Tipe
data ini bisa digunakan untuk field alfanumeric, seperti nama, alamat,
kode pos, nomor telepon dan sebagainya. Microsoft Access memberi
keleluasaan bagi Anda untuk memasukkan data sampai 255 karakter ke
field dengan tipe data ini.
Memo
Tipe data ini mirip dengan teks, tetapi bisa menampung
sampai dengan 64.000 karakter. Tipe data text lebih sering dugunakan
karena memo tidak bisa diurutkan atau diindeks.
Number
Tipe data ini digunakan untuk menyimpan data numeric
yang akan digunakan untuk perhitungan matematis. Anda tidak menggunakan
tipe data ini untuk nomor telepon, misalnya, karena nomor telepon tidak
perlu diproses secara matematis.
Date/Time
Tipe data ini digunakan untuk nilai tanggal dan waktu.
Misalnya, Anda bisa menggunakan tipe data ini untuk tanggal lahir atau
tanggal pembelian.
Currency
Tipe data ini terutama digunakan untuk nilai mata uang.
Tetapi, Anda juga bisa menyertakan data numeric dalam perhitungan yang
memerlukan satu sampai empat angka desimal. Tipe data ini, misalnya,
bisa digunakan untuk nilai pembelian atau ongkos pengantaran.
Auto Number
Ini adalah angka yang secara otomatis akan terurut atau
angka acak yang ditetapkan Microsoft Access untuk record baru yang
ditambahkan ke sebuah tabel. Field AutoNumber tidak bisa diedit. Oleh
karena itu jenis data ini digunakan untuk field yang harus unik,
artinya tidak boleh ada nilai yang sama untuk field ini. Sebagai contoh
Anda bisa menggunakan tipe data ini untuk NIM, NIP, KARPEG atau Nomor
Induk Siswa.
Yes/No
Tipe data ini hanya bisa mempunyai dua nilai yaitu Yes
atau No. Data ini digunakan untuk field yang hanya mempunyai dua nilai.
Misalnya, sebuah tabel yang berisi informasi mengenai karyawan bisa
menggunakan tipe data ini untuk field status perkawinan di mana hanya
memiliki dua nilai yaitu Ya atau Tidak.
OLE Object
Tipe data ini digunakan untuk eksternal objek, seperti
bitmap atau file suara. Misalnya, Anda bisa menggunakan tipe data ini
untuk menyimpan gambar bitmap (foto) karyawan dalam tabel Karyawan.
Meskipun file bitmap yang digunakan disimpan dalam tabel, tetapi file
bitmap ini hanya bisa ditampilkan dalam form atau report.
Hyperlink
Ini merupakan gabungan dari teks dan bilangan yang
disimpan sebagai teks dan digunakan sebagai alamat hyperlink. Hyperlink
digunakan untuk menyimpan pointer ke sebuah situs web atau path ke
sebuah file di harddisk. Bila Anda mengklik sebuah hyperlink, Microsoft
Access akan mencoba membuka file tersebut dalam aplikasi asli file yang
bersangkutan.
Lookup Wizard
Bila Anda menggunakan tipe data ini untuk sebuah field,
Anda bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar
nilai yang ditampilkan dalam sebuah kotak daftar atau kotak combo.
2. Membuat Tabel Baru
Sebagai gambaran dan latihan Anda berikut ini akan
dijelaskan cara untuk membuat sebuah tabel baru dalam sebuah database.
Sebagai contoh Anda akan membuat tabel buku alamat ke dalam sebuah
database di Microsoft Access.
-
Dalam jendela Database bernama LATIHAN di bawah Objects pilih Tables.
-
Klik dua kali Create Table and Design View. Setelah
itu segera tampil jendela untuk mendefinisikan tabel Anda. Pada frame
sebelah atas di jendela terdapat tiga kolom, yaitu Field Name, Data
Type dan Description. Anda bisa mulai dengan memasukkan data dalam
kolom Field dan Data Type.
-
Ketikkan NAMA di bawah FieldName, lalu klik Data Type
dan pilih Text. Secara default nilai Field Size untuk tipe Data Text
adalah 50. Ini artinya Anda hanya bisa memasukkan sampai dengan 50
karakter untuk tiap nilai dalam field ini.
-
Ketikkan ALAMAT, lalu klik Data Type dan pilih Text
-
Ketikkan KOTA, lalu klik Data Type dan pilih Text
-
Ketikkan NOMOR TELEPON, lalu klik Data Type dan pilih Text
-
Ketikkan TANGGAL LAHIR, lalu klik Data Type dan pilih Date/Time
Catatan:
Kolom Description digunakan untuk keterangan singkat
tiap field, meskipun isi dari kolom ini bukan merupakan bagian dari
data Anda dan tidak ditampilkan dalam tabel. Untuk memasukkan deskripsi
sebuah field, klik sel dalam kolom Description dan ketikkan deskripsi
yang akan Anda masukkan.
-
Tutup tampilan Design dengan mengklik tombol Close Window di sebelah kanan atas tampilan Design.
-
Microsoft Access akan bertanya apakah Anda ingin
menyimpan desain tabel tersebut? Klik Yes untuk menyimpannya. Karena
ini adalah tabel baru yang belum ada namanya, maka Microsoft Access
akan meminta Anda mengetikkan sebuah nama. Ketikkan sebuah nama yang
sesuai, misalnya Daftar Alamat.
-
Klik OK.
-
Microsoft Access akan mengingatkan bahwa tabel Anda belum mempunyai kunci primer (primary key).
Pada bagian ini Anda tidak harus mengetahui terlebih dahulu mengenai
kunci primer tersebut. Karena akan dibahas di bagian selanjutnya.
-
Klik No. Pada jendela Database yang sudah Anda buat
klik Tables di bawah Objects dan perhatikan sekarang sudah terdapat
satu ikon tambahan bernama DAFTAR ALAMAT
3. Mengubah Desain Tabel
Jika Anda sedang membangun sebuah database, maka kadang
tabel yang dibuat perlu diubah, umpamanya Anda perlu menambahkan field
baru atau menghapus sebuah field dari tabel tersebut.
Untuk mengubah desain sebuah tabel, yang harus Anda
lakukan adalah dengan membukanya dalam tampilan Design. Caranya klik
nama tabel dalam tab Tables, kemudian klik tombol Design. Tiap kali
Anda mengubah desain sebuah tabel, tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan
desain tabel tersebut.
4. Menambahkan Field
Kadang-kadang kita perlu menambahkan field baru ke
bagian akhir dari suatu tabel atau menyisipkannya ke tengah-tengah
field-field yang ada. Hal ini sering terjadi bagi seorang developer
database.
4.1. Menambahkan Field Baru ke Akhir Tabel
Untuk menambahkan field baru ke bagian akhir dari suatu tabel langkah yang harus Anda lakukan adalah sebagai berikut:
-
Dalam tampilan Design, klik sel kosong dalam kolom Field name sesudah entri Field Name yang terakhir
-
Ketikkan nama field yang baru, misalnya KODE POS, pilih Data Type dan klik Text
-
Ketikkan deskripsi untuk field yang baru dalam kolom Description jika diperlukan.
-
Tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan desain tabel tersebut.
-
Tutup tampilan Design tabel dengan mengklik tombol Close Window.
4.2. Menyisipkan Field ke Sebuah Tabel
Jika Anda perlu menambahkan field baru ke dalam sebuah
tabel, maka tidak heran jika suatu saat Anda juga perlu menyisipkan
sebuah field di tengah-tengah tabel. Adapun langkah yang harus Anda
lakukan adalah sebagai berikut:
-
Field baru akan disisipkan di atas baris yang Anda
klik. Dalam tampilan Design, tempatkan kursor Anda di baris dimana Anda
akan menyisipkan sebuah field baru.
-
Pilih Rows dari menu Insert, atau klik tombol Insert Rows pada toolbar.
-
Access akan menyisipkan sebuah baris kosong. Isi field-field kosong tersebut.
-
Tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan desain tabel baru.
-
Tutup tampilan Design dengan mengklik tombol Close Window.
4.3. Menghapus Field dari Tabel
Untuk menghapus sebuah field dari desain sebuah tabel, langkah yang harus Anda lakukan adalah sebagai berikut:
-
Dalam tampilan Design, tempatkan kursor di field yang ingin Anda hapus
-
Pilih Delete Rows dari menu Edit, atau klik tombol Delete Rows di toolbar.
-
Jika field ini berisi data, Access akan meminta Anda
mengkonfirmasi bahwa Anda benar-benar ingin meng-hapus field ini. Klik
Yes di kotak dialog yang muncul.
-
Tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan desain tabel yang baru
-
Tutup tampilan Design tabel dengan mengklik tombol Close Window.
5. Mengubah Nama Tabel
Untuk mengubah nama sebuah tabel langkah yang harus Anda lakukan adalah sebagai berikut:
-
Dalam tab Tables, klik kanan mouse Anda. Setelah itu segera tampil Menu Popup
-
Klik Rename, lalu ketikkan nama tabel baru
-
Tekan tombol Enter.
6. Menghapus Tabel
Jika sebuah tabel tidak diperlukan lagi Anda bisa
menghapus atau membuangnya. Cara yang harus Anda lakukan adalah sebagai
berikut:
-
Dalam tab Tables, klik nama tabel
-
Tekan tombol Delete pada keyboard
-
Microsoft Access akan meminta konfirmasi. Klik Yes untuk menghapus tabel atau No bila Anda tidak jadi menghapus tabel.
7. Memasukkan Data
Untuk memasukkan data ke dalam sebuah tabel caranya adalah sebagai berikut:
-
Dalam tab Tables, klik nama tabel, dalam contoh ini adalah DAFTAR ALAMAT
-
Klik tombol Open. Microsoft Access akan menampilkan sebuah tabel
-
Untuk memasukkan data, tempatkan kursor ke sebuah sel
lalu ketikkan data Anda. Perhatikan bahwa ikon bergambar seperti pensil
di sebelah kiri akan muncul di baris itu.
-
Untuk berpindah ke sel lain, gunakan tombol panah
atau mouse untuk memindahkan kursor. Untuk berpindah ke field
berikutnya, gunakan tombol Tab atau Enter.
8. Menghapus Record
Untuk menghapus sebuah record, langkah yang harus Anda lakukan adalah:
-
Buka tabel dalam tampilan Datasheet
-
Tempatkan kursor di record yang ingin Anda hapus
-
Pilih Delete Record dari menu Edit
-
Klik Yes di kotak konfirmasi yang muncul.