Latih 02 tentang PAGE SETUP bagian pertama Ms. Word
Sering kali ketika kita sudah membuka Ms. Word, langsung kita melakukan pengetikan, dan mengabaikan prosedur-prosedur penyiapannya lebih dahulu, sehingga akan terjadi pemborosan sumber daya seperti tenaga, biaya dll, karena sistem kerja yang salah. Bayangkan ketika anda diminta untuk mengetik sebuah surat dengan ukuran Folio yang panjang kertasnya 32 cm lalu yang anda sediakan hanya A4 yang notabene ukuran panjang kertas lebih pendek dibanding ukuran Folio, dan ketika anda di minta untuk mencetak, maka apa yang akan terjadi ? anda harus melakukan seeting dan editing ulang, belum lagi bila anda tidak melakukan Print Preview, maka ketika anda langsung mencetaknya anda sudah melakukan pemborosan baik energi, tinta dan kertas anda serta tentunya waktu anda. Jadi Page setup adalah fasilitas yang mengatur seeting Ms Word anda sebelum anda benar-benar melakukan pengetikan. Baiklah, anda sekarang tinggal ikuti dan pelajari instruksi di bawah ini.
-
Gb 1-msw-02
Klik Menu FILE dan click sub menu PAGE SETUP seperti pada ilustrasi Gb 1-msw-02
Kemudian setelah anda click PAGE SETUP maka akan tampil seperti pada ilustrasi Gb 2-msw-02 
Gb 2-msw-02
Ada 2 kelompok kartu yang harus anda perhatikan betul yaitu MARGIN dan PAPER SIZE namun nanti kita juga akan bahas 2 kartu berikutnya yang masuk dalam wilayah PAGE SETUP. A. MARGIN Ok, perhatikan sekarang di kartu MARGIN ada Top yang merupakan batas paling atas di ukur dari tepi kertas bagian atas anda hingga anda mulai mengetik. Bottom merupakan batas paling bawah di ukur dari tepi kertas bagian bawah hingga batas kursor ber akhir. Nach dari Top dan Bottom ada wilayah From edge, ini merupakan area yang masih bisa anda manfaatkan namun nantinya apapun yang anda masukan di dua wilayah baik itu Header (area kosong diatas, antara tepi kertas hingga anda mulai bisa mengetik) dan Footer (area kosong dibawah, antara tepi kertas hingga kursor pengetikan ber akhir) itu bersifat sama untuk semua halaman bila anda lakukan pengetikan lebih dari 1 halaman tergantung dari seeting anda, namun ini akan masuk nanti pada area Header dan Footer untuk cara seeting nya pada kelompok menu VIEW. Anda perhatikan ilustrasi pada Gb 3-msw-02 
Gb 3-msw-02
dan Gb 4-msw-02.
Gb 4-msw-02
Untuk header dan Footer ini nanti dilayar seolah-olah akan menjadi samar, karena berada di luar wilayah yang sesungguhnya dalam area kertas pengetikan anda, namun tetap akan tercetak bila anda cetak dg mesin cetak atau akan terlihat pada saat anda lakukan Print Preview. Ini cocok untuk memberikan sistem waktu dan tanggal serta nomor halaman dan catatan-catatan pada tulisan anda baik secara perbab, perhalaman atau keseluruhan, tidak itu saja logo atau gambar lainnya pun akan bisa di masukan di dalam area Header dan Footer. Jadi dengan adanya Header dan Footer anda betul-betul memanfaatkan semua area kertas anda secara maksimal. Left dan Right adalah batas kiri dan kanan pengetikan anda, sayang nya Microsoft belum memberikan sebuah cara bagaimana menfaatkan area kiri dan kanan yang masih ada space kosong nya tersebut seperti halnya Header dan Footer. Namun jangan khwatir anda bisa meng akalinya dengan memberikan ilustrasi gambar agar bisa tampak ber isi, dan ini pun akan tercetak saat anda lakukan print out. Lihat pada Gb 5-msw-02 dan Gb 6-msw-2. 
Gb 5-msw-02
Gb 6-msw-02
Top, Botom, Left, Right, Header dan Footer kesemuanya bisa anda atur nilai ukuran nya sesuai dengan yang anda kehendaki, namun ingat bahwa ada ambang batas pada Header dan footer yang tdk boleh sama dengan nilai ukuran pada Top dan Botom, demikian juga kesemuanya tdk boleh terlalu kecil anda berikan nilai space dari masing-masing tepi kertas, bila anda menggunakan printer jenis Dotmatrik dan Inkjet, hal ini karena letak gerigi roll dengan Head dari 2 mesin tersebut memiliki keterbatasan, lain bila anda menggunakan printer jenis Laser, karena seperti yang penulis alami Laser printer mampu mentoliler hingga 0,3 mm (mili meter) dari tepi kertas. Printer Laser ini berguna untuk kemampuan security identify seperti cetak barcode pada dokumen-dokumen penting / rahasia. Bahkan beberapa negara sangat memperketat sekali penggunaan mesin printer laser yang ber warna dan memerlukan izin khusus dari berbagai instansi terkait, karena kemampuannya dalam melakukan cetak dokumen penting bahkan penyalah gunaan uang palsu, materai palsu dll. Jadi kalau anda membeli jenis printer jenis inkjet saja sekarang ini ada sebuah logo dari pihak kepolisian RI tentang peringatan cetak uang palsu dll yang di tempelkan pada mesin tersebut hal ini sebagai peringatan bahwa konsumen jangan bermain-main dengan pelanggaran pasal tersebut.
Lalu ada Gutter, area ini adalah area dimana anda bisa memberikan tanda penjilidan (Binder) pada sisi kiri dan atas kertas anda dan tidak usah khawatir bahwa text anda tidak akan di rusak oleh lobang tempat alat penjilid tersebut di tempatkan. Namun resikonya area pengetikan anda ber kurang lebarnya, karena tersita oleh gutter yang anda tempatkan. Namun tergantung dari nilai ukuran yang anda seeting. Gb 7-msw-02 dan Gb 8-msw-02 menjelaskan nya. Gutter ini muncul ketika anda menggunakan Ms office versi 2000.
Lalu ada Mirror margins ini adalah satu kotak bila anda centang maka akan memberikan satu ilustrasi cermin terhadap lembar dokumen yang anda sedang lakukan pengetikan (editing) dan seolah-olah ada sisi dalam untuk left margin dan sisi luar dari right margin. Fungsinya hanya memberikan ilustrasi kepada kita ini lho bila anda lihat dari sisi kaca yang mencerminkan anda lihat dari luar dan dari dalam, seperti halnya anda menghadap cermin. Klo secara logika anda berhadapan dengan diri anda namun ketika anda meng angkat tangan kanan di cermin meng angkat tangan dari sisi kiri badan saudara namun kenyataannya adalah tangan kanan anda adalah tangan kiri pada cermin. Ilustrasi gambar 9-msw-02 akan menjelaskannya. 2 pages persheet, adalah area dimana bila anda centang akan memberikan perubahan bahwa anda tidak usah repot – repot bagaimana nanti kertas anda di bagi menjadi 2 bagian yang ukurannya sama persis. Termasuk anda akan kehilangan area pengetikan anda karena margin atas dan bawah di hitung ulang mulai dari anda melakukan pemotongan area pada 1 halaman tersebut. Gb 10-msw-02 akan menjelaskan hal itu. Gb 7-msw-02 
Gb 8-msw-02
Lalu ada Mirror margins ini adalah satu kotak bila anda centang maka akan memberikan satu ilustrasi cermin terhadap lembar dokumen yang anda sedang lakukan pengetikan (editing) dan seolah-olah ada sisi dalam untuk left margin dan sisi luar dari right margin. Fungsinya hanya memberikan ilustrasi kepada kita ini lho bila anda lihat dari sisi kaca yang mencerminkan anda lihat dari luar dan dari dalam, seperti halnya anda menghadap cermin. Klo secara logika anda berhadapan dengan diri anda namun ketika anda meng angkat tangan kanan di cermin meng angkat tangan dari sisi kiri badan saudara namun kenyataannya adalah tangan kanan anda adalah tangan kiri pada cermin. Ilustrasi gambar 9-msw-02 akan menjelaskannya.
2 pages persheet, adalah area dimana bila anda centang akan memberikan perubahan bahwa anda tidak usah repot – repot bagaimana nanti kertas anda di bagi menjadi 2 bagian yang ukurannya sama persis. Termasuk anda akan kehilangan area pengetikan anda karena margin atas dan bawah di hitung ulang mulai dari anda melakukan pemotongan area pada 1 halaman tersebut. Gb 10-msw-02 akan menjelaskan hal itu.
2 pages persheet, adalah area dimana bila anda centang akan memberikan perubahan bahwa anda tidak usah repot – repot bagaimana nanti kertas anda di bagi menjadi 2 bagian yang ukurannya sama persis. Termasuk anda akan kehilangan area pengetikan anda karena margin atas dan bawah di hitung ulang mulai dari anda melakukan pemotongan area pada 1 halaman tersebut. Gb 10-msw-02 akan menjelaskan hal itu.
B. PAPER SIZE
Inilah bagian dimana anda harus betul-betul memperhatikannya karena sering kali kita temui terjadi nya pemborosan, seperti yang sudah saya kemukakan pada awal tulisan saya. Perhatikan ilustrasi pada Gb 11-msw-02 dibawah ini, dimana anda bisa memilih ukuran-ukuran kertas yang ada pada pilihan kotak paper size, bila anda memiliki sendiri ukuran kertas yang di luar pilihan tersebut anda bisa masuk dalam pilihan customize, dengan itu anda bisa atur lebar (widht) dan tinggi kertas maksudnya panjang kertas (height) sesuai dengan yang anda inginkan. Namun juga harus di perhatikan tentang kondisi printer dan ketersediaan kertas anda.
Lalu Oreantasi merupakan penyajian Ms word dalam memutar media pengetikan dalam kondisi melebar (landscape) atau berdiri (potrait) ilustrasi Gb 12-msw-02 adalah dalam kondisi melebar, anda nanti bisa lihat hasil media kertas digitalnya dengan seeting dalam latih 02 ini.
Demikian Page setup bagian pertama telah kita bahas nanti kita akan bahas Page Setup bagian ke dua bagaimana menggunakan Paper Source, Lay out, Default dan Apply to.
Rahmat
wss-id.org sby