Memanfaatkan Field pada Word 2007
Tulisan berikut ini untuk menjawab pertanyaan seorang teman via japri seputar Word 2007. Pertanyaannya adalah: “Dapatkah kita menuliskan tanggal yang selalu up-to-date pada dokumen Word 2007 ?” Jawabannya tentu saja bisa, yaitu dengan menggunakan fasilitas Field.
Field pada Microsoft Word adalah sebuah objek khusus yang senantiasa dapat kita update atau diperbaharui. Contoh paling dasar dari field ini adalah penomoran halaman. Jika kita menghapus ataupun menambahkan halaman pada dokumen kita maka secara otomatis nomor halamannya akan diperbaharui. Contoh lainnya adalah seperti pertanyaan yang diajukan teman saya, yaitu kita dapat menyisipkan tanggal yang selalu up-to-date saat dokumen dicetak. Dan tentunya masih banyak contoh lainnya lagi.
Berikut ini adalah cara menggunakan Field pada Word 2007.
Menambahkan Field pada Dokumen
Sebagai contoh, pada dokumen berikut ini, kita akan menambahkan field tanggal serta waktu.
- Letakan kursor setelah teks Tanggal : lalu pada ribbon-bar pilih Insert.
- Klik Quick Parts lalu pilih Field.
- Kotak dialog Field akan tampil. Bagian Field names adalah daftar semua field yang bisa kita tambahkan pada dokumen kita dan bagian Field properties adalah pengaturan tambahan untuk field yang kita pilih. Sebagai contoh, pilih Date pada bagian Field names lalu pada bagian Field properties pilih format tanggal yang kita inginkan, misalnya Kamis, 12 Maret 2009.
- Tekan Ok untuk mengakhiri proses lalu perhatikan hasilnya. Secara otomatis telah muncul tanggal hari ini pada dokumen kita.
- Dengan cara yang sama kita bisa menambahkan field waktu. Yaitu dengan memilih Time pada bagian Field names lalu pilih juga formatnya sesuai yang diinginkan.
- Dan contoh hasil akhirnya adalah sebagai berikut.
Lalu apa bedanya dengan diketik biasa ? jelas ada bedanya, coba tutup dokumennya lalu buka lagi 5 menit kemudian, maka kita akan mendapatkan bahwa waktu yang tertera disana akan selalu berubah mengikuti waktu pada saat ini :-) Demikian halnya jika dokumen tersebut kita cetak dengan printer.
Meng-Update Field
Saat kita bekerja dengan dokumen yang mengandung field, perubahan ataupun update pada field tidak akan terlihat karena sifatnya memang tidak realtime. Perubahan akan terlihat jika kita menutup lalu membuka kembali dokumen atau mencetak dokumen tersebut.
Ada banyak cara untuk melihat perubahan pada field saat dokumen terbuka, namun cara yang paling cepat adalah menggunakan tombol F9. Sebagai contoh, untuk field waktu pada contoh sebelumnya, tekan tombol F9, maka kita dapat melihat perubahan waktunya, mengikuti waktu pada saat kita menekan tombol F9 tersebut.
Merubah dan Menghapus Field
Kita dapat merubah field yang telah ada dengan cara yang sangat mudah. Yaitu cukup klik-kanan pada field tersebut, pilih Edit lalu pada kotak dialog Field yang tampil, tinggal pilih kembali Field name serta Field properties yang kita inginkan.
Untuk menghapus field, cukup gunakan saja tombol Delete atau Backspace pada keyboard :-)
Mengunci Field
Adakalanya kita membutuhkan Field untuk tidak berubah. Caranya adalah dengan mengunci field tersebut dengan menggunakan tombol shortcut Ctrl + F11. Sebagai contoh buatlah sebuah field waktu. Lalu blok field tersebut dan tekan tombol shortcut Ctrl + F11. Perhatikan bahwa setelah penguncian ini, kapan pun kita membuka dokumen, maka field waktu tersebut akan senantiasa tetap alias tidak berubah.
Untuk membuka fasilitas penguncian field ini, cukup gunakan tombol shortcut Ctrl + Shift + F11.
Menampilkan Kode Field
Field sebetulnya adalah serangkaian kode khusus, namun yang kita lihat adalah output dari rangkaian kode tersebut. Untuk penggunaan lebih lanjut, adakalanya kita membutuhkan untuk melihat kode tersebut. Bagaimana cara melihatnya ? Cukup gunakan tombol shortcut Alt + F9 dan kita dapat melihat kode yang digunakan pada field tersebut. Untuk menghilangkannya, tekan kembali tombol shortcut Alt + F9.
Konversi Field menjadi Teks Biasa
Jika dibutuhkan, kita juga dapat mengkonversi field secara permanen menjadi teks biasa. Caranya adalah blok field yang akan kita konversikan lalu tekan tombol shortcut Ctrl + Shift + F9. Cek hasil konversi tersebut dengan tombol shortcut Alt + F9, dan kita tidak akan melihat lagi rangkaian kode field karena field tersebut telah berubah menjadi objek teks biasa.
Demikian beberapa operasi dasar untuk menggunakan Field pada Word 2007. Silakan di-eksplore lebih lanjut dan mudah-mudahan tulisan singkat ini ada gunanya.